Politique de confidentialité

Préambule

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, ...).

Un traitement de données à caractère personnel désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, …), que cela soit sur papier ou informatique. Le responsable de traitement est la personne qui détermine les finalités de chaque traitement et les moyens pour atteindre ces finalités.

Pour SCENOCONCEPT, 77 boulevard du Midi 93340 LE RAINCY, la protection de vos données est une priorité.

Sur l’ensemble de nos traitements, sites Internet, nous appliquons la présente Politique de de confidentialité. Celle-ci nous a pour objectif de répondre aux questions suivantes :

Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?

Sur quelles bases légales repose le traitement de vos données ?

Quelles sont les données obligatoires et nécessaires ?

Quelle est l’origine des données traitées ?

A qui vos données sont-elles transmises ?

Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Est-ce que mes données sont transférées hors Union Européenne ?

Comment sont sécurisées mes données ?

Quels sont mes droits au regard du RGPD ?

Comment exercer mes droits ?

Quid des réseaux sociaux et de SCENOCONCEPT ?

Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente Politique de confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à la consulter régulièrement.

Notre Politique de confidentialité est accessible depuis toutes les pages de notre site Internet.

Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?

Nous traitons vos données pour les finalités suivantes :

Cookies de mesure d'audience ;

Assurer la gestion des demandes de contacts ;

Réaliser grâce aux données personnelles et informations recueillies par nos chargés d’étude, et à la demande de la personne concernée, des propositions d’accompagnement, sur la base notamment du chiffrage du nombre de jours d’accompagnement nécessaires, et/ou des besoins en formation ;

Effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, les factures, la comptabilité, le suivi de la relation client, la gestion des impayés et du contentieux ;

Effectuer des opérations de prospections commerciales BtoB ;

Effectuer les opérations administratives liées aux contrats, aux commandes, aux réceptions, aux factures, aux règlements, à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs et éditer les titres de paiement ;

La gestion des opérations de recrutement, en cas de candidature spontanée ou de réponse à une offre d’emploi de SCENOCONCEPT.

SCENOCONCEPT ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

Sur quelles bases légales ?

La base légale d’un traitement de données personnelles est ce qui autorise légalement sa mise en œuvre, ce qui donne le droit à un organisme de traiter des données personnelles.

Pour SCENOCONCEPT, ces bases légales sont :

Notre intérêt légitime à répondre aux demandes de contact et à réaliser des actions de prospection BtoB ;

Concernant nos propositions d’accompagnement, la gestion des contrats et le suivi de la relation client, l’exécution de mesures précontractuelles et/ou contractuelles ;

Le respect de nos obligations légales en matière fiscale et comptable, pour la gestion des factures et de la comptabilité ;

Pour la gestion des impayés et du contentieux, notre intérêt légitime à établir la preuve d’un droit ou d’un contrat ;

Pour la gestion des comptes fournisseurs et l’édition des titres de paiement, l’exécution du contrat entre SCENOCONCEPT et le fournisseur concerné ;

En matière de recrutement, l’intérêt légitime de SCENOCONCEPT à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé ;

Votre consentement préalable, concernant le dépôt de cookies.

À tout moment, vous pouvez revenir sur votre choix et retirer votre consentement au dépôt de cookies, selon les modalités décrites dans notre Politique Cookies (pour y accéder, cliquez sur « Gestion des cookies », en bas de page).

Quelles sont les données obligatoires et nécessaires ?

Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. Les conséquences en cas de défaut de réponse sont uniquement l’absence de prise en compte de votre demande. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partie ou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services. De façon générale, les données recueillies par SCENOCONCEPT sont uniquement celles nécessaires au regard de la finalité du traitement mis en œuvre.

Quelles est l’origine des données traitées ?

La Société SCENOCONCEPT collecte différents types de données personnelles vous concernant :

Les données personnelles que vous nous communiquez directement :

Lorsque vous nous adressez une demande par courriel ou voie postale,
Lorsque vous contactez le service client pour poser une question, introduire une réclamation,
Lorsque vous remplissez les fiches d’information proposées par nos chargés d’étude,
Lorsque vous contractez avec notre société,
Lorsque que vous nous contactez sur les réseaux sociaux,
De façon générale, lorsque vous échangez avec HDS Concept de toute autre manière.

Les données personnelles que nous collectons automatiquement :

Nous utilisons des cookies pour collecter des informations vous concernant lorsque vous naviguez sur notre site Internet. Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter notre Politique Cookies (pour y accéder, cliquez sur « Gestion des cookies », en bas de page).

Les données personnelles qui nous sont communiquées :

Dans le cadre de notre prospection BtoB, nous pouvons être amenés à acheter ou louer des bases de données à des organismes tiers. Les catégories de données traitées sont uniquement liées à votre état civil et vos coordonnées.

Dans ce cas, nous faisons le nécessaire afin :

Que le message commercial soit toujours en adéquation avec votre profil professionnel (son poste, son secteur d’activité) ;
Qu’à chaque sollicitation soit proposée de façon claire et non équivoque une façon de quitter notre base prospect ou un lien de désabonnement ;
De respecter scrupuleusement votre volonté de vous désabonner et de ne plus faire partie de notre base prospect ;
De vous donner toutes les informations exigées à l’article 14 du RGPD lors de la première communication.

À qui vos données sont-elles transmises ?

Lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à la finalité du traitement mis en œuvre, les destinataires de vos données sont :

Le personnel habilité de SCENOCONCEPT, dans la limite de leurs attributions respectives ;
Les services de SCENOCONCEPT chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...) ;
Le personnel habilité des prestataires auxquels SCENOCONCEPT est susceptible de faire appel dans le cadre de son activité. Dans ce cas, un contrat est signé avec le prestataire. Ce contrat définit l'objet et la durée du traitement réalisé par le prestataire, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel traitées et les catégories de personnes concernées, ainsi que les obligations et droits de SCENOCONCEPT et du prestataire, conformément à l’article 28 du RGPD ;
Les organismes financiers teneurs des comptes mouvementés concernant les fournisseurs ;
Les auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
Les auxiliaires de justice et officiers ministériels (avocats, huissiers, notaires, …) ainsi que l’autorité saisie d’un litige pour la gestion des contentieux.

Nous vous informons également que les autorités légalement habilitées peuvent, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication, demander la communication de données à caractère personnel dans les conditions prévues par le texte fondant leur demande. Dans ce cas, avant de transmettre les données demandées, nous opérons une sélection afin de nous assurer que seules soient transmises les données adéquates et pertinentes au regard de la justification de la communication.

Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Nous conservons vos données pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités des traitements mis en œuvre par SCENOCONCEPT majorées des délais légaux de prescription.

Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher de nos services par mail à contact@hds-concept.com ou par courrier postal à notre siège social.

En matière de gestion des demandes de contact :

SCENOCONCEPT conservera vos données pendant le temps nécessaire au traitement de la demande. Les données seront ensuite conservées à des fins de prospection pendant 3 ans à compter du dernier contact.

En matière de gestion de la relation commerciale :

Vos données personnelles ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de la relation commerciale. Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, ou conservées au titre du respect d’une obligation légale, feront l’objet d’une politique d’archivage intermédiaire pour une durée n’excédant pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont conservées, conformément aux dispositions en vigueur.

Pour pouvoir conserver les données au-delà de la durée strictement nécessaire la gestion de la relation commerciale, à des fins d’analyses ou d’élaboration de statistiques, nous réalisons un anonymat irréversible des données, notamment en procédant à la purge de toutes les données à caractère personnel, y compris les données indirectement identifiantes.

En matière de prospection BtoB :

Les données de nos clients sont conservées à des fins de prospection pendant un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale. De même, les données relatives à un prospect non-client seront conservées pendant un délai de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Au terme de ces délais, nous reprendrons contact avec vous afin de savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales. En l’absence de réponse positive et explicite de votre part, les données seront supprimées ou archivées conformément aux dispositions en vigueur, et notamment celles prévues par le code de commerce, le code civil et le code de la consommation.

Concernant nos obligations fiscales et comptables :

Vos données seront conservées sous la forme d’archive intermédiaire conformément aux durées légales de conservation imposées par la loi.

Concernant les cookies :

Les données sont conservées en adéquation avec la finalité de chaque cookie que nous utilisons. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre Politique Cookies (pour y accéder, cliquez sur « Gestion des cookies », en bas de page).

Concernant les fichiers fournisseur :

Les données à caractère personnel recueillies à l’occasion de ce traitement sont conservées conformément aux dispositions légales applicables.

Concernant nos opérations de recrutement :

En cas d’issue négative à une candidature, votre dossier ne sera pas conservé par HDS Concept.

Gestion des précontentieux et contentieux :

Nous supprimons les données traitées pour gérer un précontentieux dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l'action en justice correspondante. Les données traitées pour gérer un contentieux sont supprimées lorsque les recours ne sont plus possibles contre la décision rendue pour la faire exécuter.

A l'expiration de ces périodes, nous procédons à la destruction de ces données de manière sécurisée.

Est-ce que mes données sont transférées hors Union Européenne ?

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés et situés dans l’Union Européenne. Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. Dans le cas où ces derniers seraient situés dans un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui prévu par l’Union Européenne, un contrat-type sera rédigé afin de se conformer au modèle établi par la Commission Européenne.

Comment sont sécurisées mes données ?

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données.

Les infrastructures de SCENOCONCEPT sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. Des tests d’intrusion sont réalisés, ainsi que des sauvegardes régulières avec des tests de restauration. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre site Internet, relève quant à elle de votre responsabilité.

En cas de violation de données à caractère personnel, c'est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :

Le « registre des violations » contient les éléments suivants :

La nature de la violation ;
Les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
Les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
Les conséquences probables de la violation ;
Les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
Le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.

Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, SCENOCONCEPT n’est pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :

Vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès ;
Des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
Cette communication exige pour la Société HDS Concept des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.

Quels sont mes droits RGPD ?

Droit d’accès à vos données

Vous pouvez obtenir la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenues par HDS Concept.

Droit de rectification de vos données

Vous pouvez obtenir de SCENOCONCEPT dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.

Droit à l’effacement de vos données

Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à SCENOCONCEPT l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données.

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à SCENOCONCEPT de les transmettre à un autre organisme, sous réserve des conditions d’application de ce droit.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées par un organisme pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif.

Droit à la limitation du traitement de vos données

Vous pouvez demander à SCENOCONCEPT de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

Vous contestez l’exactitude des données utilisées par la Société SCENOCONCEPT;
Vous vous opposez à ce que vos données soient traitées ;
En cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement, vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données

Lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez la possibilité de retirer, à tout moment, votre consentement. Pour retirer votre consentement au dépôt de cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.

Droit de donner des directives post mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant un courrier, en mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives

Comment exercer mes droits ?

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande à :

Par mail : contact@scenoconcept.com;
Par courrier postal à Scenoconcept 77 boulevard du midi 93340 LE RAINCY

Toute demande doit préciser en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et dans la mesure du possible vos références client. Elle devra également préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse. Le cas échéant, un justificatif d’identité pourra être sollicité afin de s’assurer de l’identité du demandeur.

HDS Concept vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.

Si vous estimez, après avoir contacté HDS Concept, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL, directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

Quid des réseaux sociaux et de Scenoconcept ?

Nous sommes présents sur les réseaux sociaux via notamment les pages Facebook et LinkedIn.

L’accès à ces réseaux sociaux implique au préalable votre acceptation à leurs conditions contractuelles, incluant leurs engagements au regard du RGPD pour les traitements effectués par ces derniers, et ce indépendamment de nos pages présentes sur ces réseaux sociaux. Pour en savoir plus sur la protection de vos données personnelles lors de la navigation sur ces Réseaux Sociaux, nous vous invitons à consulter leurs politiques de confidentialité respectives.